本书由多年从事文秘教学的高校教师和具有多年办公室工作经验的秘书人员联合编写。全书按照“案例导入+ 工作知识介绍+ 案例分析与点评”的模式，一方面介绍办公室“硬件”——设备的配置和使用，如办公环境的布置，现代办公设备的使用等；另一方面介绍办公室“软件”——各种文体的写作、信息处理、文书与档案、会务与接待等，内容基本涵盖了办公室工作的各个方面。本书既可作为各类学校文秘专业的教材，也可作为办公室工作人员的参考书。
内容创新——既有对秘书工作知识点的讲解，也有对办公室实际工作的分析和总结体例新颖——以案例为切入点，并以案例点评为结束，中间穿插工作知识的介绍作者资深——由多年从事秘书教学的高校老师和具有多年办公室工作经验的秘书人员联合编写读者广泛——既可作为学校文秘专业教材，也可作为办公室人员的参考书
在大学毕业生就业形势越来越严峻的今天，能否具有一技之长已经成为用人单位招聘的一个重要指标，而初入职场的人能否快速熟悉工作岗位、尽快掌握工作技能则是单位决定去留的一个重要参考内容。面对上述问题，本书也许能为你提供一些有效的帮助。
本书由多年从事文秘教学的高校教师和具有多年办公室工作经验的秘书人员联合编写而成。它的内容不同于传统的秘书学教材，也不同于单纯的办公室工作手册，而是融合了二者的长处，既有对秘书工作知识的讲解，也有对办公室实际工作内容的分析和总结。
本书的体例是“案例导入+工作知识介绍+案例分析与点评”模式，每一章、每一节都根据该章节的知识设计了具体的案例，在知识讲解之后，再结合所讲知识对案例进行详细的分析和探讨。力求通过这样的方式，让准备从事或刚刚从事办公室工作的人能够在了解秘书工作基本知识的基础上，很快熟悉和掌握办公室的工作技能，从而在竞争中站稳脚跟。
本书共设十章，其中既包括对办公室“硬件”设备的配置和使用，如办公环境的布置，现代办公设备的使用等的介绍，也包括对办公室“软件”内容的传授，如各种文体的 在大学毕业生就业形势越来越严峻的今天，能否具有一技之长已经成为用人单位招聘的一个重要指标，而初入职场的人能否快速熟悉工作岗位、尽快掌握工作技能则是单位决定去留的一个重要参考内容。面对上述问题，本书也许能为你提供一些有效的帮助。
本书由多年从事文秘教学的高校教师和具有多年办公室工作经验的秘书人员联合编写而成。它的内容不同于传统的秘书学教材，也不同于单纯的办公室工作手册，而是融合了二者的长处，既有对秘书工作知识的讲解，也有对办公室实际工作内容的分析和总结。
本书的体例是“案例导入+工作知识介绍+案例分析与点评”模式，每一章、每一节都根据该章节的知识设计了具体的案例，在知识讲解之后，再结合所讲知识对案例进行详细的分析和探讨。力求通过这样的方式，让准备从事或刚刚从事办公室工作的人能够在了解秘书工作基本知识的基础上，很快熟悉和掌握办公室的工作技能，从而在竞争中站稳脚跟。
本书共设十章，其中既包括对办公室“硬件”设备的配置和使用，如办公环境的布置，现代办公设备的使用等的介绍，也包括对办公室“软件”内容的传授，如各种文体的写作、信息处理、文书与档案、会务与接待等，内容基本上涵盖了办公室工作的各个方面。因此，本书既可以作为各类学校文秘专业的教材，也可以作为办公室工作人员的参考书。
本书由华北科技学院赵爱华、周蓓新主编，王平、赵蕾、保定学院郝江波副主编。具体编写分工如下：赵爱华编写第二章、第八章，周蓓新编写第三章，王平编写第六章、第九章、第十章，郝江波编写第一章、第四章、第五章，赵蕾编写第七章。周蓓新提出编写思路，设计编写大纲；赵爱华设计具体编写体例并负责全书统稿。
本书在编写过程中，参考了大量的秘书学教材和办公室实务方面的专业书籍和资料，吸收、借鉴、引用了其中的一些观点、材料和案例，并融入了我们的一些认识和理解，为行文方便，未能在书中一一注明。在此，谨向相关作者表示由衷的感谢！
由于时间的仓促和编者水平的限制，本书在编写过程中难免存在一些疏漏和错误。不当之处，恳请各位专家学者指正，也希望广大读者不吝赐教。
编者
2014年11 月
赵爱华，女，河北固安人，1969年出生，毕业于河北大学中文系，古代文学硕士，现为华北科技学院人文学院副教授，主要讲授中国古代文学、中国秘书史、公共关系学等课程，有多年的秘书学教学和研究经验，参与编写过的教材有：清华大学出版社的《实用文书写作》（编著），中国人民大学出版社的《秘书学概论》（副主编），暨南大学出版社的《秘书学概论》（参编），高等教育出版社的《秘书学概论》（参编），中国人民大学出版社的《文秘工作综合实训》（参编）等。
周蓓新，重庆人，1953年生，毕业于四川师范大学汉语言文学专业。华北科技学院汉语言文学专业教授。担任中国高教学会秘书学专业委员会理事。教学与研究方向主要为：中国古代文学、现代汉语、文书学等。主编过《当代应用文体写作》、《大学语文》、《秘书文档管理》、《秘书实用写作》、《秘书文案工作与实训》等教材，分别由地震出版社、煤炭工业出版社、暨南大学出版社、中国人民大学出版社出版。在核心期刊、省部级期刊发表过论文数十篇。
第一章. 办公室工作概述
第一节办公室工作的内容2
第二节办公室工作的特点6
第三节办公室工作人员应具备的素质与技能11
第四节办公室工作人员的工作方法与技巧19
第二章. 办公室常用文书写作
第一节常用行政公文写作30
第二节常用事务文书写作41
第三节常用财经文书写作53
第四节常用公关文书写作64
第三章. 办公室日常文书处理
第一节办公室日常文书处理工作76
第二节办公室日常收文处理82
第三节办公室日常发文处理103
第四节办公室日常文书管理114 第一章. 办公室工作概述
第一节办公室工作的内容2
第二节办公室工作的特点6
第三节办公室工作人员应具备的素质与技能11
第四节办公室工作人员的工作方法与技巧19
第二章. 办公室常用文书写作
第一节常用行政公文写作30
第二节常用事务文书写作41
第三节常用财经文书写作53
第四节常用公关文书写作64
第三章. 办公室日常文书处理
第一节办公室日常文书处理工作76
第二节办公室日常收文处理82
第三节办公室日常发文处理103
第四节办公室日常文书管理114
第四章.办公室会务工作
第一节会务工作概述128
第二节会议前期的筹备工作134
第三节会议中期的服务工作141
第四节会议后期的整理工作147
第五章.办公室日常接待工作
第一节接待工作概述152
第二节接待工作程序159
第三节接待方法与技巧166
第四节接待礼仪172
第六章.商务活动实务
第一节商务会谈与签约仪式178
第二节庆典活动与剪彩仪式184
第三节新闻发布会190
第四节开放参观与商务宴请195
第五节商务旅行203
第七章.办公室信息工作实务
第一节信息的收集210
第二节信息资料加工218
第三节信息传递与反馈225
第四节调查研究工作232
第八章. 办公室日常事务工作
第一节 办公环境的设置与管理242
第二节办公室时间管理249
第三节接打电话与处理邮件256
第四节印信与值班工作263
第九章. 办公室档案管理
第一节 档案收集工作274
第二节档案整理工作278
第三节电子档案的管理293
第十章. 常见办公设备的使用
第一节 打印机的使用302
第二节复印机的使用313
第三节传真机的使用319
第四节扫描仪的使用326
第五节刻录机的使用336
参考文献346
第一章 办公室工作概述
办公室的含义有两种：一指办公的屋子，是工作人员完成任务、执行其职务时
的工作地点，是党政机关或企事业单位为完成管理目标而进行工作的场所；二指工
作机构，是党政机关、社会团体和企事业单位内设的办理行政事务的办事机构，是
直接为领导群体管理与决策服务的综合部门，是领导层日常工作的重要辅助性机构，
具有沟通上下、联系左右的枢纽和桥梁作用。本书所阐述的办公室自然是指后者。
办公室的具体名称、人员的多少，会因单位、部门情况的不同而有所差异，但
其职能和性质大体上是相同的。办公室工作内容具体包括：文书及档案管理工作、
会务工作、接待工作、信息工作、商务活动安排工作和事务性工作等。
本章内容主要包括：办公室工作的内容及其特点，办公室工作人员应具备的素
质与技能，同时介绍办公室工作人员的工作方法与技巧。
第一节 办公室工作的内容
江彬大学毕业后，应聘于某公司的行政办公室工作，在试用期间，行政总监李明没有给他安排具体工作，而是让他熟悉熟悉公司的情况再说。江彬每天在办公室复印文件、接打电话、为其他工作人员帮忙，有客户来访时端茶送水，迎来送往。在江彬看来，自己每天杂事不断，但是正事没有，工作内容与自己所学的计算机专业不搭边。一段时间后，江彬的情绪非常低落，工作也常出纰漏，多次受到部门经理的批评。
办公室作为党政机关、社会团体和企事业单位内设的办理行政事务的办事机构，是直接为领导群体管理与决策服务，是领导层日常工作的重要辅助性机构，其规模、名称，因级别、地方及单位不同而不尽相同，大的称办公厅，小的一般叫办公室。我国办公厅（室）的类型，按照办公室的性质，可分为党政机关系统办公室、群众团体系统办公室、事业单位系统办公室、企业单位系统办公室等。办公室无论名称、大小如何，其职能和性质大体上是相同的，都是为本单位、本部门领导的管理决策工作直接服务，承担着承上启下、协调左右的重要任务。办公室工作的内容因其所属组织、所承担的中心任务的不同而略有不同，可以概括地分为以下几类。
一、文书及档案管理工作
（一）文书工作
文书工作是办公室的一项经常性的基础工作，文书工作包括文书写作及文书处理工作。
1. 文书写作
办公室工作人员要负责常用的行政公文、事务文书、公关文书的起草和写作。
第一章.办公室工作概述
（1）行政公文：是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的、具有法定权威和规范格式的应用文。国家行政公文有命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
（2）事务文书：是指党政机关、社会团体和企事业单位用于处理日常事务的实用文书，包括计划、总结、调查报告、简报、规章制度、讲话稿、会议记录、述职报告等。
（3）公关文书：是政府机关、企事业单位、人民团体等组织用来汇报、反映、沟通情况和交流经验的一种应用文，包括邀请函、企划书、新闻稿、广告、祝词、答谢词等。
2. 文书处理工作
文书处理工作包括收文处理、发文处理和办毕文处置三项内容。
（1）收文处理：是指对来自本机关之外的文书所实施的处置与管理活动，包括签收、登记、拟办、批办、承办等环节。
（2）发文处理：是指机关内部为制发文书所进行的创制、处置和管理活动，包括交拟、议拟、撰拟、审核、签发、印制、用印、登记、发文等环节。
（3）办毕文处置：是对所收文和所发文进行的后续处理工作，包括立卷、清退销毁等环节。
（二）档案管理工作
档案管理工作是指档案的收集、整理、保管和提供利用等事务，随着办公自动化的普及，电子文档的收集、整理、存档工作也应运而生。
二、会务工作
开会议事是机关、企业、事业单位最常采用的重要工作方法之一，办公室是会议的主要组织部门和承办部门。办公室工作人员要做好会前准备工作，包括发送会议通知、预订会议室、拟订会议议程和日程、确定会址、安排食宿、会前检查等；做好会议报到、会议记录、会议期间的信息沟通、会议值班、保卫、娱乐等会中服务工作；做好安排参会人员离场返程、会议文件资料的清退和立卷归档、会议经费的结算、会议总结等善后工作。
三、接待工作
办公室是一个单位的“窗口”，经常负责接待各级各类的来访者，来访对象
新编办公室工作实务
XINBIANBANGONGSHIGONGZUOSHIWU
内容也涉及方方面面，接待工作也是办公室常规的基础工作。办公室工作人员必须熟悉接待规定，掌握接待规格与接待工作的基本程序及事务内容，做好接待前的准备工作，接待过程中要遵循平等待人、礼貌周到、热情细致、勤俭节约、严守机密、确保安全的接待原则。对于无约来访的不速之客，更要注意接待的方法和技巧。
四、商务活动安排工作
随着经济的发展，企事业单位的商务活动日益频繁，商务活动的安排也构成了办公室重要的工作内容，主要包括商务会谈、签约仪式、庆典活动、剪彩仪式、新闻发布会的筹办，相关商务活动文件的拟制，商务宴请、商务旅行的设计、安排，以及开放参观活动的统筹规划和落实等。
五、信息工作
信息工作是办公室工作的一项重要内容，办公室信息工作包括信息的收集、整理、加工、传递和反馈。办公室工作人员要注意信息收集的方法，注意围绕中心工作、重点工作开展调查研究，提供高质量信息，并能够把握报送信息的最佳时机。
六、事务性工作
办公室事务性工作非常繁杂，却也构成办公室工作非常重要的一环。办公室事务性工作主要包括如下内容。
（一）办公环境管理
营造良好的工作环境，有利于提高工作效率和树立组织良好的对外形象，办公室环境要时刻保持清洁、有序。办公室工作人员要合理布置办公室，使设备、物品放置适当、整洁，取用方便，维护办公场所和办公设备的安全，并做好紧急情况的应对和事故记录工作。
（二）工作日程安排
办公室工作人员要科学合理地安排和管理领导的工作日程。编制日程表时需要区分工作的性质，分流工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，恰当运用时间管理的方法，合理分配精力，有效地利用时间，提高工作效率，科学有序地完成工作任务。同时，还要负责日程表的落实，处理工作安排的变更与调整。
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