这是一本不一样的Excel书,是一本教你如何巧用Excel偷懒的书,是一本集数据管理理念和Excel实用技巧于一身的书。
本书着眼于数据处理理念和素养,围绕偷懒这个主题,先以实例讲解数据处理的理念和表格设计的基本素养,然后讲解高效制作表格的思路和技巧。在此基础上,再以财务工作中常用的表格为例,详细讲解表格的设计逻辑、思路,以及涉及的Excel知识点。后,讲解经典财务分析图表和表格的美化方法。让我们做出的报表和财务分析更具商务气质。
第2版更新内容:
- 按Excel 365编写,同时适用于Excel 2016、2019、2021。
- 针对第1版中读者的高频问题和知识点,配备了25个讲解视频。
- 对个别内容进行增减:如增加了新功能快速填充,新函数XLOOKUP、FILTER、UNIQUE等;删除了使用频率略低的内容,将其移至微信公众号Excel偷懒的技术;优化了部分公式的编写逻辑;将书中部分内容进行了扩展,放置在上述微信公众号中。
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偷懒也是一门技术活
不经意间,我们已经步入了一个数据爆炸性增长的大数据时代,经济的飞速发展、信息技术的全面应用给企业带来了海量的数据。于是,CRM、ERP、MES以及SCM等大型应用软件应运而生。随着应用的深入,这些软件已经不只是应用软件,更是一种经营管理的思路和方法。
但是,这些大型应用软件的应用却替代不了Excel。
尽管这些大型应用软件提供了强大的分析功能和报表输出功能,但它们所提供的都是通用的报表分析,而以Excel为代表的电子表格软件却能灵活地满足企业个性化的数据分析需求。所以,很多行业的管理人员,尤其是财务人员,在日常工作中始终离不开电子表格软件。Excel作为电子表格软件的领军者,可以说与我们的工作息息相关。Excel的熟练程度,直接决定了数据分析效率的高低。不管你是一名才出道不久的会计人员,还是一名资深的财务总监,Excel都将是你在工作中得力的帮手。另外,从职业发展的角度来看,精通Excel也会提升个人的核心竞争力,会对你的个人职业前景产生很大的正面影响。
正因如此,如果有一本好书能帮助财务人员学习并运用Excel来限度地提高工作效率,善莫大焉。我认为,本书就很值得渴望提高Excel水平的朋友们一读。
本书的确是一本不同寻常的Excel图书。它首先告诉我们的并不是功能,也不是函数,而是使用Excel的理念。作者将自己多年使用Excel表格的经验提炼出来加以抽象概括,总结成一条条的规范性原则和设计要求,并辅之以生动的实例,我相信给读者带来的启发和收获会很大。
这些理念和规范性原则是真正的精华,它们是充分发挥Excel功能和技巧的基础。正所谓:有道无术,术尚可求;有术无道,止于术也。
此外,本书后两章即第六章和第七章也是一大亮点。第六章图表制作中的大多数图表都是以著名财经杂志的实际图表为示例,按财务分析的类别进行编排,大家在进行财务分析时可以拿来就用。第七章表格美化更值得大家学习。在工作中,大多数财务人员只会埋头做事,不愿意去做这些表面文章。实际上,所有的表格都应该做到整洁、美观,尤其是对外提供资料时,都应该有意识地为表格化妆。
从本书书名来看,作者的终目标肯定是让大家学会偷懒之术。但是要真正实现偷懒,除了要有偷懒的思维,还要有偷懒的能力:要掌握Excel的具体功能,比如各种功能技巧、常用函数公式、透视表,甚至还要会编程。所以,偷懒还真是一门技术活。本书在偷懒的道路上肯定能给你以启迪和帮助,将你的Excel能力提升一个层级。
祝大家通过阅读本书,Excel水平可以超越同事和朋友,达到举头红日白云低,五湖四海皆一望的水平。
向志鹏
重庆东银控股集团有限公司董事、副总裁
重庆市迪马实业股份有限公司董事长
2011年中国十大优秀CFO
再版序
《偷懒的技术:打造财务Excel达人》(以下简称《偷懒1》)于2015年1月首次出版,距今已足足六年了。这期间,《偷懒1》在图书销售排行榜上的排名一路上升,从初几个月的默默无闻,到后来的稳居榜首。2017年当当网Excel类图书名,办公类图书畅销榜上第二名。这个成绩,已远超预期,这一切全都靠读者朋友们自发推荐、口碑相传。
六年,是两个Office版本更新的时间,《偷懒1》出版以来,Office软件从2016版更新到了2019版,甚至Office 2021也将于2021年年底推出。的这几个版本,Excel新增了很多实用功能,比如快速填充、预测工作表、动态数组,函数方面新增了实用的XLOOKUP、FILTER、SORT、TEXTJOIN等,图表方面新增了瀑布图、旭日图、漏斗图等。
而《偷懒1》还是按Excel 2010写作的,的确已经够老了,大部分用户已经在使用Excel 2016或Excel 2019了。基于此,我决定修订《偷懒1》。
那该如何修订呢?
除了按新版本Excel改写全部内容,案例也得调整,具体如何调整呢?
在动手修订前,我小范围征询了读者朋友的意见,大家的意见比较一致:《偷懒1》内容全面且实用、体系完整,不应将某一章内容全部删除,只将各章节中不是很实用的内容删除即可。
因而,本次修订遵循读者朋友的意见,没做大的删减改动,主要修订如下:
按的Excel 365来描述所有操作,并按Excel 365重新截图。
如果你使用Excel 2016或Excel 2019,不必担心,它们在界面上和Excel 365大体一致。
响应读者朋友的呼声,录制了讲解视频。
对第1版中读者朋友问得多的示例和知识点,录制了讲解视频,一共25个。
对个别内容做了加减法。
增加了新功能、新函数的介绍,比如新功能快速填充,新函数XLOOKUP、FILTER、UNIQUE等,但没有介绍Power Query,因为这个功能在本系列第二本《偷懒的技术2:财务Excel表格轻松做》中已有详细介绍。
删除了个别不是很实用的内容,将部分使用频率略低的内容移至Excel偷懒的技术微信公众号。另外,还将书中部分内容进行了扩展,比如在第六章中介绍各公司业绩完成情况对比图时,就进行了扩展,新增了:多部门预算与实际对比图、各公司分上下半年的业绩完成情况对比图。但是,由于图书篇幅限制,只能将这些扩展内容放在微信公众号中,大家回复相应关键词即可获取。因而修订版的纸质书虽然看起来变薄了,但包含的内容反而增多了。
相信《偷懒的技术:打造财务Excel达人》(第2版)能更好地帮助你成为同事、朋友中的Excel达人,能帮助你提高工作效率,远离加班的困扰。
后祝大家:偷懒有术,工作有闲,人生有味!
龙逸凡
2021年10月
龙逸凡
高级会计师、财务总监,著有多部Excel图书,开发了逸凡账务系统、逸凡对账能手、逸凡工作簿合并助手、逸凡个税筹划助手、财务分析经典图表等多个实用模板。
钱勇
高级会计师、寿险管理师,东润保险经纪有限公司财务管理部经理,热衷于与表亲交流分享,解锁各种Excel技能。
拓展学习
微信公众号:Excel偷懒的技术
视频课程:http://study.163.com/u/aluolhm
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再版序
自 序
使用说明
索 引
上篇
基础,在这里夯实
章
理念养成
让你的制表素养洗髓易筋 / 2
作为一名财务人员,你一定常常在各种财务表格的制作中疲于奔命,如果你没有感受到Excel在数据加工中显示的威力,除了你缺乏必要的Excel功能认知外,更多的原因是你没有规范的数据处理理念、正确的表格制作思路以及良好的Excel操作习惯。本章的内容将帮助你摧毁表格设计的种种陋习,终在数据管理和表格设计方面从理念和心法上洗髓、易筋,在Excel的应用能力上脱胎换骨。
节 表格制作的工作量真有那么大吗 / 3
第二节 伊可赛偶:数据处理效率低下的原因分析 / 6
一、不知功能强大,抱着金砖哭穷 / 7
二、Excel知识欠缺,想偷懒难遂愿 / 8
三、偷懒意识缺乏,始终原地踏步 / 9
四、灵活运用不够,效率有待激活 / 11
五、操作习惯不良,永远事倍功半 / 11
六、理念素养欠缺,障碍有待清除 / 12
第三节 一可赛二:规范化数据处理的偷懒心法 / 13
一、始终有根据用途确定表格类型及结构的意识 / 13
二、遵循六大使用原则,从心所欲不逾矩 / 15
三、三类表格的具体设计要求 / 24
四、使用Excel表格的其他专业素养 / 25
第二章
心法修炼
让你的工作效率一可赛二 / 28
要将偷懒进行到底、实现高效数据分析,首先得做到数据规范化、操作批量化、表格模板化、公式自动化。在本章中,我们就将围绕此四化介绍一些实用的表格编制心法和制作技巧。掌握了这些心法和技巧,你的数据处理和表格编制效率将得到切实的提高。
节 正本清源:不规范数据的整理技巧 / 29
一、表格结构的规范与整理 / 30
二、快速删除空白行、空白列 / 39
三、快速删除重复值、重复记录 / 41
四、不规范数字的整理技巧 / 44
五、不规范文本的整理技巧 / 46
六、不规范日期的整理技巧 / 47
七、不规范时间的整理技巧 / 49
八、用数据验证规范录入的数据 / 50
第二节 以一当十:批量操作偷懒 / 51
一、批量操作多个单元格或多个单元格区域 / 51
二、批量操作多个工作表 / 53
三、对多个单元格区域批量求和 / 55
四、批量合并相同内容的单元格 / 57
五、批量给公式添加四舍五入ROUND函数 / 60
六、将表格按类别批量拆分为多个工作表 / 61
七、批量打印多个工作表、工作簿 / 61
第三节 坐享其成:报表翻新的偷懒妙招 / 61
一、快速删除表格中手工填列的数据而保留公式 / 62
二、快速翻新表格中的公式 / 63
第四节 一劳永逸:让你的汇总表自动统计新增表格 / 69
第五节 一蹴而就:让多工作表、多工作簿数据汇总更高效 / 72
一、同一工作簿多工作表的汇总 / 72
二、不同工作簿多工作表的汇总 / 74
第三章
技巧提升
让你的表格操作得心应手 / 81
本章不只是简单地介绍Excel的功能,而是通过实例讲解常用功能和技巧,让你领略Excel中蕴藏着的魔法效应。在这里,你将看到用鼠标在单元格区域实现快速跳转、用查找替换转换公式、使用选择性粘贴将元切换为万元,以及使用数据透视表快速实现本年累计、同比增长、环比增长分析等非常实用的应用示例。
节 掌握实用功能与技巧让你游刃有余 / 82
一、选择性粘贴及其精彩应用 / 82
二、查找替换及其精彩应用 / 90
三、筛选及其精彩应用 / 93
四、定位及其精彩应用 / 101
五、分列及其精彩应用 / 104
六、快速填充及其精彩应用 / 109
七、数据验证及其精彩应用 / 112
八、条件格式及其精彩应用 / 115
九、自定义格式及其精彩应用 / 120
第二节 掌握快捷键让你练就弹指神功 / 123
一、鼠标操作技巧 / 123
二、键盘操作技巧 / 125
三、鼠标键盘联用操作技巧 / 126
四、鼠标双击技巧总结 / 128
五、【Shift】键作用总结 / 129
第三节 掌握数据透视表让你以一当十 / 129
一、数据透视表的用途 / 130
二、如何创建数据透视表 / 130
三、数据透视表的布局和格式 / 136
四、数据透视表的汇总方式 / 139
五、数据透视表的组合功能:快速编制月报、季报、年报 / 141
六、数据透视表的显示方式:进行累计、环比、
同比分析 / 144
七、数据透视表的切片器 / 150
八、利用透视表汇总多个工作表的数据 / 152
第四章
函数集萃
让你的数据分析游刃有余 / 153
Excel 365中有478个函数,其实只需要掌握其中的1/10,就可以满足工作七八成以上的需求,让你的数据加工效率得到极大的提升。而在编制公式时善于对问题进行逻辑分析和规律总结,更会让你在设计公式时如虎添翼。
节 函数与公式序曲 / 154
一、函数长什么样 / 154
二、参数都接受哪些数据类型 / 155
三、公式的实质 / 155
四、单元格地址引用的表达 / 156
五、运算符的类型和标准写法 / 156
六、定义名称 / 157
七、判断值隐藏的数字身份 / 159
第二节 逻辑函数 / 159
一、IF函数:条件选择的不二法宝 / 159
二、函数名称及语法格式 / 159
三、提问解答 / 160
四、AND函数、OR函数以及NOT函数:条件判断的得力助手 / 161
五、IFERROR函数:清道夫 / 164
第三节 数学与三角函数类 / 164
一、SUMIF函数:专攻单条件求和 / 164
二、SUMIFS函数:SUMIF函数的加强版 / 168
三、SUMPRODUCT函数:求和计数跨界高手 / 171
四、ROUND函数:从根源上控制小数位数 / 174
五、INT函数:整数切割机 / 175
六、其他常用的数学与三角函数一览 / 177
第四节 日期与时间类 / 177
一、日期组成与分解函数 / 177
二、日期推移函数 / 178
第五节 查找与引用类 / 178
一、VLOOKUP函数和HLOOKUP函数:关联查找神器 / 178
二、INDEX函数:坐标追踪仪 / 183
三、MATCH函数:位次反馈仪 / 184
四、OFFSET函数:偏移追踪器 / 186
五、LOOKUP函数:查找函数界鬼才 / 189
六、XLOOKUP函数:新生代查找神器 / 191
七、FILTER函数:称手的筛选器 / 197
八、UNIQUE函数:值萃取机 / 199
九、ROW函数和COLUMN函数:行列坐标记录仪 / 202
第六节 文本类 / 203
一、LEFT、RIGHT函数:截取器函数 / 203
二、LEN函数和LENB函数:求字符串(字节)长度 / 203
三、FIND函数:字符位置探查器 / 205
第七节 统计类 / 206
一、COUNT家族:计数器世家 / 206
二、MAX、MIN函数:极值函数 / 207
三、AVERAGE函数:算术平均值计算器 / 208
中篇
实践,在这里深入
第五章
实战演习
让你的表格设计更上层楼 / 210
要设计一套功能强大的财务工作表,需要的是表格设计过程中的逻辑思维和函数的拓展应用能力。本章以实际应用为出发点,通过三个财务工作表格来讲解前面章节中的表格设计规范和数据管理理念、各个表格的设计思路、Excel常用功能或函数的应用。
节 账龄统计表:IF函数经典应用示例 / 211
一、基本框架与功能展示 / 211
二、基本前提及假设 / 213
三、注意事项 / 214
四、知识点储备 / 215
五、主要信息的公式设计方法 / 215
六、逻辑校验信息的公式设计方法 / 223
第二节 长期资产摊销统计表:待摊资产的智能化管理示例 / 225
一、基本框架与功能展示 / 225
二、基本前提及假设 / 226
三、注意事项 / 227
四、知识点装备 / 227
五、主要信息的公式设计方法 / 228
六、逻辑校验信息的公式设计方法 / 239
第三节 贷款管理台账:贷款本息管理工具 / 240
一、基本框架与功能展示 / 241
二、基本前提及假设 / 241
三、注意事项 / 242
四、知识点储备 / 243
五、主要信息的公式设计方法 / 243
第六章
图表制作
让你的财务分析图文并茂 / 258
人们常说一图胜千言,使用图表可以使数据的比较、趋势或结构组成一目了然,可以让财务分析、经营分析图文并茂,更直观、更有说服力,也显得更专业。本章将以著名财经杂志上的图表为实例,介绍财务分析中各种图表的制作,如发展趋势分析、对比分析、组成结构分析、达成及进度分析、影响因素分析、本量利分析等。掌握了本章的图表,可满足财务分析的大部分图表制作需求。
节 图表的基础知识 / 259
一、图表的类型 / 259
二、认识图表组成元素 / 260
三、财务分析图表实战经验 / 261
第二节 财务分析经典图表 / 265
一、发展趋势分析经典图表 / 265
二、对比分析经典图表 / 281
三、组成结构分析经典图表 / 299
四、达成及进度分析经典图表 / 309
五、影响因素分析经典图表 / 323
六、财务管理分析经典图表 / 327
第三节 动态图表的制作 / 331
一、动态图表基础知识 / 331
二、动态图表举例 / 335
下篇
气质,在这里升华
第七章
表格美化
让你的财务表格锦上添花 / 342
人靠衣妆马靠鞍,报表亦如此。我们制作的报表除了内容上要做到数字准确,还要从形式上做到美观大方。漂亮的表格既能让表格更便于阅读、更清晰地传递信息,还可以给表格增添专业严谨的商务气质。本章从理论上介绍表格的美化技巧,同时以丰富生动的商业杂志的表格为例介绍如何使报表更美观、更易于阅读、更清晰地表达报表要传递的信息。通过本章的学习,读者可轻松制作出精美绝伦的Excel表格。
节 表格外观设计的陋习 / 343
第二节 表格美化的目的、方法与技巧 / 345
一、正确布局让逻辑更合理 / 345
二、层次分明让结构更清晰 / 350
三、鹤立鸡群让重点更突出 / 353
四、格式得体让表格更美观 / 355
第三节 表格美化应考虑的问题 / 361
一、考虑公司的VI(视觉识别)要求 / 361
二、考虑表格的用途 / 361
三、考虑是否要打印 / 361
四、考虑标题是否写明重点 / 362
五、尊重报表使用者的偏好 / 363
后记
仰望半山腰 / 364